Structuur: nut of nutteloos
Als organisatie zijn wij continu bezig met het analyseren en verbeteren van onze processen. Aan boord van onze schepen gebeurt dit net zo goed. De kapiteins en ondernemers genieten vrijheid om zelf hun werk te structureren en bedrijfsprocessen vorm te geven. Maar bij het inbrengen van structuur zit je continu in een spagaat.
Wanneer zorgt het aanbrengen van meer structuur, het instellen van meer overleg momenten en het vastleggen van processen voor een betere bedrijfsvoering, en wanneer zorgt het voor omslachtigheid, onnodige bureaucratie of stugheid? Waar ligt de grens tussen nut en nutteloos?
De enige die jou op deze vraag het antwoord kan geven is jouw onderbuik. Mits die onderbuik de nodige ervaring heeft in het vakgebied, en nog open staat voor nieuwe ideeën. Sommige mensen zijn vastgeroest in bepaalde werkwijzen. Zij kijken niet zo zeer naar wat het efficiëntst en slimste werkt, maar meer naar wat ze gewend zijn. Deze mensen zullen, als zij dit zo gewend zijn, kiezen voor onnodige bureaucratie of juist te weinig structuur, puur en alleen omdat dit in lijn is met hoe zij altijd al gewerkt hebben.
Er zijn ook mensen die willen veranderen om te veranderen. Om iets eigen te maken, hebben zij de behoefte om het op een andere manier te doen als hun voorganger of collega. Ik zie politici altijd als een goed voorbeeld hiervan. Zodra er een nieuwe minister wordt aangesteld kan een ministerie alle bestaande doelstellingen overboord gooien, want de nieuwe minister moet en zal zijn eigen agenda doorvoeren. Het maakt niet uit of zijn voorganger iets zeer succesvol heeft opgesteld, of dat een project bijna afgerond is, het belang zit in het aanbrengen van de eigen stempel op de afdeling.
Het mag duidelijk wezen dat beide persoonlijkheden niet bevorderend zijn voor een organisatie. De lastigheid is om een gulden middenweg te vinden. Adviesbureaus zullen voornamelijk eigen werk creëren en altijd wel iets ter verbetering of structurering vinden. Hier valt dus niet op terug te vallen. Collega’s hebben ongetwijfeld goede adviezen, maar hebben net als jijzelf een eigen belang. Dan komen we toch weer terug op die onderbuik. Ga er dus even rustig voor zitten en wees eerlijk, stel jezelf kritische vragen. Dan ben ik benieuwd, heb jij last van een gebrek aan nuttige, of juist een overschot aan nutteloze structuur?